Заявка на закупку – это специальный документ, который должен быть подготовлен каждым потенциальным участником закупочной процедуры. Все требования к данному документу содержатся в обязательном порядке в документации к проводимому закупочному или тендерному мероприятию. При этом при формировании заявки на участие в закупке (вне зависимости от того, идет речь о заявке на участие в закупочном мероприятии в отношении товара, работы или услуги) необходимо учитывать не только требования документации к закупке, но также и требования действующего законодательства в сфере закупок.

Внутри заявка на закупку, подаваемой потенциальным участником тендерной или закупочной процедуры, практически всегда содержится коммерческое предложение, которое он может предоставить государственному или муниципальному заказчику. Исключение составляют случаи, когда высказывать напрямую свое предложение невозможно. Такие ситуации характерны для аукционов и аналогичных им процедур. Однако в каждом случае направления заявки на закупку потенциальный исполнитель предоставляет государственному или муниципальному заказчику согласие на заключение контракта или договора именно на тех условиях, которые сформулировал заказчик в документации к такой закупке.

Какие сведения необходимо включить

К числу основных сведений, которые должны быть включены в заявку на закупку, следует отнести:

полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также фирменное наименование (при наличии);
идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный юридическому или физическому лицу, формирующему заявку на закупку, а также индивидуальному предпринимателю;
сведения о присвоенных идентификационных номерах налогоплательщиков учредителей юридического лица либо того юридического лица или государственного органа, который входит в состав учредителей компании;
идентификационный код закупки, присвоенный проводимой процедуре государственным или муниципальным заказчиком на основании соответствующей записи в Единой информационной системе в сфере закупок;
согласие на заключение контракта на тех условиях, которые сформулировал государственный или муниципальный заказчик в документации к проводимой закупке;
наименование того товара, который планируется к поставке в рамках возможного исполнения обязательств по контракту или договору, если он будет заключен с автором заявки, а также сведения об имеющемся товарном знаке, присвоенном товару (при условии его наличия);
сведения о количественных характеристиках поставляемого товара (с точным указанием на совпадение с заявленными значениями в документации к проводимой закупке);
описание технических и качественных характеристик закупаемого товара с целью определения их соответствия тем техническим и качественным параметрам, которые государственный или муниципальный заказчик указал в документации к проводимой закупке в отношении ее предмета;
сертификаты соответствия, документы о сроках действия гарантийных обязательств и иные сведения, которые автор заявки на участие в закупке товаров, работ или услуг посчитает необходимым указать в тексте закупки (за исключением случаев, когда перечень прилагаемых документов, в том числе сертификатов соответствия и документов об исполнении гарантийных обязательств, заказчик лично укажет в тексте документации к закупке);
по усмотрению потенциального участника закупочной деятельности в заявке на участие в тендерной процедуре также могут быть представлены эскизы или рисунки, указывающие на внешний вид поставляемого товара.