Учитывать отработанное время – обязательная часть рабочего процесса, влияющая на многие факторы, в том числе на начисление сотрудникам заработной платы. Грамотный учет рабочего времени способствует поддержанию трудовой дисциплины, рациональному перераспределению рабочих заданий, повышению производительности труда, что приводит к увеличению доходов всего предприятия и отдельных сотрудников.

Цели учета
Распределение должностных обязанностей осуществляется работодателем или руководителем, исходя из объемов заданий, которые возможно выполнить в установленный период времени с учетом специфики функционирования предприятия.

Продолжительность рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом (статьей 91) и составляет 40 часов в неделю. А ориентировочный перечень рабочих обязанностей прописан в квалификационном справочнике.

Кроме норм законодательства и специфики работы предприятия при составлении рабочей инструкции рекомендуется учитывать:

форс-мажор;
человеческий фактор.
Конечно, склонность сотрудника к регулярным перекурам или систематическим опозданиям в инструкции не предусмотрена. Однако затор или авария на дороге, внезапная болезнь работника могут существенно изменить распланированный объем задач.

Кроме персональных проблем сотрудников возможны объективные обстоятельства, срывающие рабочий график. К ним относят:

аварии на предприятии;
недопоставку деталей или комплектующих;
стихийные бедствия.
Перечисленные объективные факторы также сказываются на количестве реализованных задач, что приводит к дисбалансу между материальными затратами (оплата труда) и объемом выполненных работ.

С этой целью проводится учет рабочего времени сотрудников, позволяющий достичь нескольких целей:

Усиление рабочей дисциплины: минимизация опозданий, досрочного ухода с работы, игр на рабочем месте, переписки в соцсетях, перекуров и кофе-брейков в течение дня.
Увеличение качества и результативности труда.
Уменьшение ресурсов на заработную плату сотрудникам. Из оплачиваемого периода исключается время, на протяжении которого сотрудники не исполняют свои обязанности, даже если простой вызван технологическим сбоем или связан с нарушением соглашения третьими лицами.
Работодатель, который ведет учет рабочего времени, оплачивает исключительно время, когда работники предприятия производят продукцию, а не отсиживают смену в ожидании поставки деталей или починки оборудования.
Настройка учета отработанных часов

Настройте учет рабочего времени, чтобы после ввода ПИН-кода на терминале у сотрудника открывалась рабочая смена.

Чтобы настроить учет отработанных часов:

Откройте вкладку Настройки → Общие в админ-панели.

В блоке Настройки администрирования поставьте галочку в пункте Учитывать рабочее время сотрудников.

Нажмите Сохранить.

Автоматизация контроля начала и окончания рабочего дня

Фиксируйте время начала и окончания смены сотрудников, чтобы учитывать опоздания, сверхурочную работу и отработанное время при гибком графике работы персонала.

Чтобы автоматизировать контроль начала и окончания рабочего дня:

Введите ПИН-код сотрудника для входа в терминал, чтобы открыть рабочую смену. Всплывающее сообщение и звуковой сигнал укажут на открытие рабочей смены.

В конце рабочего дня нажмите в правом верхнем углу на кнопку ≡ и выберите Закончить смену. В карточке сотрудника посмотрите отработанное время и нажмите Закончить смену.

Система ведет учет рабочего времени отработанного им, а не активность сотрудника в терминале.

Контроль информации о сменах сотрудников

Контролируйте отработанное время, чтобы избежать ошибок при расчете заработной платы персонала. Администратору доступны просмотр, редактирование, закрытие и удаление рабочих смен других сотрудников.

Чтобы контролировать информацию о сменах сотрудников:

Войдите в терминал как владелец или администратор.

Нажмите в правом верхнем углу на кнопку ≡ и выберите Все смены.

В окне Смена сотрудников смотрите время начала и окончания смены, а также отработанное время сотрудников за выбранный день:

— зеленый значок перед именем сотрудника показывает открытую смену;
— серый значок перед именем сотрудника показывает закрытую смену.
Откройте карточку сотрудника, чтобы посмотреть отработанное время, и нажмите Закончить смену.

В окне Смена сотрудников выберите:

— открытую смену и в поле Начало смены нажмите >, чтобы отредактировать время начала рабочего дня сотрудника;

— закрытую смену и нажмите >, чтобы удалить смену. Если вы ошибочно удалили смену сотрудника, нажмите кнопку Отменить удаление.